Bewerbung als PDF: Reihenfolge, Dateiname und Dateigröße

Die Bewerbung ist geschrieben, die Zeugnisse sind eingescannt — und dann steht man vor der eigentlich banalen Frage: In welcher Reihenfolge kommt das alles in die PDF-Datei, wie soll sie heißen, und wie groß darf sie sein? Auf diese drei Fragen gibt es keine gesetzliche Antwort, aber es gibt eine sehr konkrete Empfehlung der Bundesagentur für Arbeit. Die ist hier die Grundlage.

Eine Datei, nicht acht

Der wichtigste Punkt zuerst: Alles gehört in ein PDF. Die Bundesagentur für Arbeit formuliert es in ihrem Workshop-Handout zur E-Mail-Bewerbung als Ziel, „die Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, ggf. Deckblatt, Lebenslauf mit Bild und Zeugnisse/ Zertifikate) in einer PDF-Datei der E-Mail beizufügen“.

Der Grund ist praktisch: Wer acht Anhänge bekommt, muss acht Dateien öffnen und selbst sortieren. Wer eine Datei bekommt, scrollt. Und beim Weiterleiten innerhalb des Unternehmens geht aus einem Anhang nichts verloren.

Auf der Seite zu den Bewerbungsunterlagen steht dazu der zweite Schritt: „Wandel zunächst jedes Dokument in eine PDF-Datei um – so bleiben Formatierungen erhalten“, und dann: „Zum Verschicken führe am besten alle Dokumente zu einem Gesamt-PDF zusammen.“

Die Reihenfolge

Es gibt keine Vorschrift, aber es gibt eine erwartete Reihenfolge, und Abweichungen fallen auf. Die Bundesagentur nennt als Inhalt einer Bewerbung „Anschreiben, Lebenslauf, Bewerbungsfoto sowie Zeugnissen und Bescheinigungen“ — in genau dieser Logik wird sortiert:

1. Anschreiben — immer zuerst. Es ist der Text, der erklärt, warum die restlichen Seiten überhaupt kommen.
2. Deckblatt mit Foto — optional. Wenn Sie eines verwenden, steht es vor dem Lebenslauf, nicht dahinter.
3. Lebenslauf — mit Foto, falls kein Deckblatt verwendet wird.
4. Motivationsschreiben oder dritte Seite — optional, direkt nach dem Lebenslauf.
5. Zeugnisse und Zertifikate — das aktuellste zuerst, danach rückwärts in der Zeit. Arbeitszeugnisse vor Schulzeugnissen.

Ein Hinweis zum Anschreiben, den die Bundesagentur ausdrücklich offen lässt: Sie können es entweder in die PDF-Datei einfügen oder direkt in das Textfeld der E-Mail schreiben. Beides ist üblich. Was nicht funktioniert, ist beides gleichzeitig wörtlich identisch — dann liest die Personalabteilung denselben Text zweimal.

Der Dateiname

„Bewerbung.pdf“ ist der häufigste und schlechteste Name, weil im Posteingang einer Personalabteilung dreißig Dateien so heißen. Die Bundesagentur empfiehlt: „Betiteln Sie Ihre Bewerbungsdatei mit einem aussagkräftigen Namen, z.B.: ‚Bewerbung_[Vorname]_[Nachname]_Stellenbezeichnung‘.“

Praktisch heißt das: Bewerbung_Anna_Mustermann_Mediengestalterin.pdf. Keine Umlaute und keine Leerzeichen, falls das Bewerbungsportal die Datei später automatisch weiterverarbeitet — Unterstriche sind hier die sichere Variante. Wenn die Stellenanzeige eine Kennziffer nennt, gehört sie mit in den Namen und in die Betreffzeile.

Wie groß darf die Datei sein?

Hier gibt es eine überraschend konkrete Zahl. Die Bundesagentur für Arbeit schreibt: „Sofern keine andere Angabe im Stellenangebot zu finden ist, soll die Dateigröße 3-5 MB (Megabyte) betragen.“

Zwei Ergänzungen dazu, die in der Praxis den Unterschied machen:

• Steht im Stellenangebot eine Grenze, gilt die. Viele Bewerbungsportale schneiden bei 2 MB oder 5 MB ab, und zwar hart — die Datei wird gar nicht erst angenommen.
• Bleiben Sie unter der Grenze, nicht exakt darauf. E-Mail-Anhänge werden für den Versand kodiert und wachsen dabei um rund ein Drittel. Eine Datei, die auf der Festplatte genau 5 MB hat, kann an einem 5-MB-Limit scheitern.

Wenn die Bewerbung zu schwer ist: PDF auf 2 MB verkleinern oder auf 1 MB verkleinern. Das läuft komplett im Browser — Ihre Bewerbungsunterlagen werden nirgendwohin hochgeladen, was bei Zeugnissen mit Adresse und Geburtsdatum kein kleines Detail ist.

Warum die Datei zu groß wird: fast immer die Scans

Ein Anschreiben und ein Lebenslauf aus Word ergeben zusammen selten mehr als ein paar hundert Kilobyte. Groß wird die Bewerbung durch die eingescannten Zeugnisse, weil jede Seite ein Foto ist.

Der wirksamste Schritt passiert deshalb vor dem Zusammenfügen: Scannen Sie Textseiten mit 300 dpi in Graustufen statt in Farbe bei 600 dpi. Das spart oft mehr als jede nachträgliche Kompression und macht die Buchstaben nicht weich.

Wenn Sie mit dem Handy fotografiert haben, gilt dasselbe eine Stufe früher: erst die Bilder auf 1 MB verkleinern, dann in ein PDF umwandeln. Umgekehrt schleppen Sie zwölf Megapixel pro Zeugnisseite durch die ganze Datei.

Zusammenfügen — und die Reihenfolge nachträglich korrigieren

Zum Verbinden der Einzeldateien: PDF zusammenfügen. Der Text bleibt dabei markierbar, es wird nichts in Bilder umgewandelt. Das ist wichtiger, als es klingt — viele Unternehmen lassen Bewerbungen durch eine Software vorsortieren, und die liest die Textebene.

Ist eine Seite an der falschen Stelle oder soll ein Zeugnis raus, hilft PDF-Seiten extrahieren: gewünschte Seiten herausziehen, neu zusammenfügen, fertig.

PDF oder Word?

PDF. Word-Dateien sehen auf einem fremden Rechner mit anderen Schriften anders aus, Seitenumbrüche verschieben sich, und der Bearbeitungsverlauf reist unter Umständen mit. Genau deshalb rät die Bundesagentur, jedes Dokument zuerst in PDF umzuwandeln — „so bleiben Formatierungen erhalten“.

Und das Bewerbungsfoto

Ein Bewerbungsfoto ist „zwar keine Pflicht mehr, jedoch in vielen Branchen weiterhin üblich“, schreibt die Bundesagentur. Sie empfiehlt ein professionelles Foto aus dem Fotostudio und rät ausdrücklich von Selfies und von Passbildern ab: Ein biometrisches Passbild ist für einen anderen Zweck gemacht und wirkt im Lebenslauf wie ein Ausweisdokument.

Die übliche Größe ist 45 × 60 mm, also 531 × 709 Pixel bei 300 dpi — den Zuschnitt macht unser Bewerbungsfoto-Tool, egal ob das Bild aus dem Studio kommt oder nicht. Bearbeitet oder retuschiert wird dabei nichts; das ist Absicht.

Kurz zusammengefasst

• Eine PDF-Datei, Reihenfolge Anschreiben → Deckblatt → Lebenslauf → Zeugnisse.
• Dateiname mit Vorname, Nachname und Stellenbezeichnung.
• 3–5 MB, wenn die Stellenanzeige nichts anderes vorgibt — und lieber deutlich darunter.
• Zeugnisse mit 300 dpi in Graustufen scannen, bevor Sie irgendetwas komprimieren.